Bliv nærværende og kreativ: Hjernen er skabt til at få idéer, ikke opbevare dem

For civilingeniør i datateknologi Lars Rothschild Henriksen viste det sig at være helt anderledes end forventet at komme ud på arbejdsmarkedet, og han havde brug for at system til at holde styr på de store mængder af information, han fik ind, og som han i nogle tilfælde skulle reagere på. Det første han stødte på, var GTD - Getting Things Done - og nu er han direktør for den danske afdeling og den hidtil eneste såkaldte trainer herhjemme. Foto: Michael Bager

Bliv nærværende og kreativ: Hjernen er skabt til at få idéer, ikke opbevare dem

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Hjernen er et dårligt lager, der kun har plads til ganske få ting. Store projekter som strategien for det kommende år og virksomhedsovertagelser hvirvler rundt i hukommelsen på lige fod med legetøj, der skal have skiftet batteri, og mors kommende fødselsdag, mens vi er ved at segne under mængden af information, vi forventes at tage stilling til. Løsningen er lister. Masser af lister. I hvert fald hvis man spørger Lars Rothschild Henriksen, der er direktør for Getting Things Done, GTD, i Danmark.

Når Lars Rothschild Henriksen holder foredrag, beder han til sidst tilhørerne lave en simpel øvelse.

Først skal de skrive ordet multitasking på én linje og derefter tallene fra 1-12 på linjen under. Bagefter beder han dem skrive det samme én gang til, men denne gang med skiftevis ét bogstav og ét tal. Resultatet er, at folk bruger helt op til dobbelt så lang tid, når de skifter mellem de to ting.

- At skifte kontekst hele tiden er en uhensigtsmæssig måde at arbejde på. Vi laver typisk 50 procent flere fejl og bruger 50 procent mere tid, og vi bruger en masse energi på at skifte mellem forskellige ting, siger Lars Rothschild Henriksen.

Alligevel er det sådan, mange af os arbejder. Det ene øjeblik besvarer vi en mail, så tager vi imod information fra en kollega, arbejder lidt på et projekt, inden mail-ikonet i hjørnet blinker igen og stjæler vores opmærksomhed. Den gode nyhed er, at der findes et alternativ.

Som nyuddannet civilingeniør i datateknologi opdagede Lars Rothschild Henriksen for 10 år siden, hvordan hans forestilling om at huske alting i hovedet for konstant at kunne svare prompte kom til kort over for den virkelighed, han mødte på arbejdspladsen.

- Den verden, vi har udviklet, passer ikke til den måde, vores hjerne fungerer på. Vi har noget gammel hardware heroppe, som skal håndtere alle de informationer, vi bevæger os rundt i. Mængden af muligheder og kompleksiteten af informationer er enorm, siger Lars Rothschild Henriksen og peger på hovedet.

Som civilingeniør på et mindre kontor i en større international virksomhed oplevede han at være enormt afhængig af andre, og derfor kom han til at reagere på andres initiativer i stedet for at være på forkant med opgaverne.

Han begyndte at søge efter alternativer til den måde, han arbejdede på, og stødte som det første på GTD. En metode, der breder sig både på verdensplan og i Danmark og groft forenklet går ud på at bryde hver enkelt arbejdsopgave helt ned til, hvad næste handling består af, og lave en række forskellige lister.

- Vi skal holde op med at bruge hjernen som system. Hjernen er til for at få idéer, ikke for at opbevare dem, siger Lars Rothschild Henriksen, der plejer at prale med, at han har Danmarks tommeste hoved. Alt er skrevet ned, så han ikke bruger tankekraft og fokus på andet end det, han er i gang med.

Få styr på mailboksen
Brevikonet dukker op i højre hjørne af computerskærmen. Hvad gør du?Kan du ignorere det og fortsætte dit arbejdsflow, eller er nysgerrigheden og bevidstheden om, at der ligger noget og venter så stor, at du straks åbner mailboksen?

- Mange bruger al for lang tid på deres mailboks. De kigger lige, for der kunne være noget spændende. Det bliver en slags spillemaskine, og vi bruger den hele tiden som undskyldning for at springe væk fra det, vi er i gang med, siger Lars Rothschild Henriksen.

Før han blev opmærksom på Getting Things Done-systemet (GTD), fik han masser af ros for at svare alle, uanset hvor i verden de skrev fra, i løbet af fem minutter. Nu svarer han typisk én gang om dagen, selv om han tjekker to-tre gange og løbende tager hastetingene.

- Det er primært for at undgå den email-ping-pong, der ofte opstår internt i virksomheder, hvor man hvert 10. minut skal tage stilling til et nyt svar, siger han.

Derfor opfordrer han til, at man tager aktivt stilling til, hvor ofte det er nødvendigt at tjekke sin mail, og derefter at sætte et system op, så man kommer til bunds i indbakken.

- Først skal man tage stilling til, om en mail er noget, man skal handle på. Ellers skal den enten i et arkiv eller slettes. Skal der svares på den, og tager det under to minutter, skal man gøre det med det samme. Du skal også spørge dig selv, om det er dig, der skal handle på mailen. Ellers sørg for at få den uddelegeret med det samme. Er det noget, du skal handle på og som tager mere end to minutter, kan den ryge i en actionmappe, som du så skal tjekke jævnligt, anbefaler Lars Rothschild Henriksen.

Han oplever, at det giver en stor ro at komme til bunds og have taget stilling til alle henvendelser, men han ved også, at det kan virke uoverskueligt, hvis der ligger 49000 ulæste mails.

I så fald er der måske god grund til at huske slet-funktionen.

- Går du tre måneder eller mere tilbage, vil mails i mange organisationer være outdatet, og så kan du sikkert trække dem i arkivet, uden at der sker ret meget. Alternativt kan du søge på afsender. Der kan være nogle, hvis henvendelser kan ryge direkte i arkivet, og så ligger der måske 200 tilbage, du skal tage stilling til. Det tager tid, men der sker også noget, når man kommer til bunds, lover Lars Rothschild Henriksen.

Få plads til kreativitet, nærvær og strategi

I første omgang var det hverken fordelen ved at få skabt plads til kreativiteten eller opleve større nærvær i sine relationer, der tændte gnisten i den ambitiøse civilingeniør. Han blev tiltrukket af tanken om at blive mere produktiv og dermed rent faktisk have mulighed for at holde fri om aftenen og i weekenderne, sådan som han havde set frem til, da han blev færdiguddannet og fik job.

Nu, 10 år senere, sætter han også stor pris på, at han er i stand til at smide sig i børneværelset med sin to-årige søn og lege med Duplo-toget uden at være mentalt optaget af uenigheder med en kunde eller det kommende bestyrelsesmøde.

- En anden ting, der tiltrækker folk, er typisk, at GTD gør det nemmere at have overskud til at tænke strategisk eller at komme af med en konstant nagende dårlig samvittighed over det, de havde sat sig for at nå, men har måttet skuffe sig selv med, siger Lars Rothschild Henriksen.

Han oplevede hurtigt så stort udbytte af metoden, at han anbefalede den til venner, familier og kolleger, og nu er han Danmarks eneste GTD-certificerede trainer og direktør for den danske afdeling.

Hvor den første bog om GTD fra 2001 havde et billede af bagmanden Davis Allen i tilknappet skjorte og slips på forsiden, har den seneste udgave et mere afslappet udtryk for at signalere, at det nu er en langt bredere målgruppe, der kan have glæde af systemet.

Blå bog
Lars Rothschild Henriksen, 37, er uddannet civilingeniør i datateknologi.På et tidspunkt fik han imidlertid muligheden for at gøre GTD - Getting Things Done - til sin levevej, og han er nu direktør i GTD's danske afdeling og certificeret GTD-trainer.

Han holder foredrag, workshops og fungerer som coach.

Han bor i Odense med sin hustru og deres to-årige søn.

Tilpasser standardlisterne

Bruger man systemet både professionelt og privat, er der typisk 10 standardlister, der skal hjælpe dig med at placere dine forskellige opgaver og ansvarsområder i kasser. De færreste har dog behov for alle 10 lister og tilpasser systemet til deres behov.

Alt, der tager mere end én handling at komme i mål med, bliver i GTD defineret som et projekt, og for hvert sted, man opholder sig, arbejder man med en projektliste. Det vil sige, at man ikke blander ambitionen om at beskære alle havens træer sammen med den rapport, man skal i gang med mandag morgen.

Derefter skal man definere en målstreg og næste handling.

- Det var én af de ting, jeg strittede lidt imod til at begynde med. Kunne det virkelig passe, at jeg skulle gøre det så simpelt og skrive tingene ned? Men det er nødvendigt. Medmindre det tager under to minutter, for så gør du det med det samme. Men det er ikke hensigtsmæssigt at skifte mellem opgaverne hele tiden. Imran Rashid skriver i bogen "Sluk", at vi kører på cruise control 85-90 procent af dagen. I den periode er det ikke kaptajnen, der styrer skibet men alle mulige input, som vi reagerer instinktivt på. Det er vi nødt til at tage højde for, siger Lars Rothschild Henriksen.

Når store projekter er kogt ned til en konkret næste handling, er chancen for, at vi kan overkomme det, når hjernen kører på autopilot, meget større, end hvis der stod "strategi 2018" på listen.

- Vi kan meget let overvælde os selv, og så er det meget let at komme til at tjekke Facebook i stedet for, så det har stor værdi at have kogt tingene ned til næste handling, oplever han.

For hvert sted han opholder sig, arbejder Lars Rothschild Henriksen derfor med en projektliste, hvor han koger tingene ned til næste handling for hvert projekt.

Derudover har han en "Venter på"-liste med de projekter, der ikke er afsluttet, men hvor det er en anden, der har næste udspil. Der definerer han også, hvornår det vil være passende at følge op, hvis han ikke har hørt noget, og i mellemtiden behøver projektet ikke ligge og lure i baghovedet som en bevidsthed om, at noget ikke er afsluttet.

- Den liste gjorde en kæmpe forskel for mig, for den gjorde det også lettere at være på forkant med tingene i stedet for at rende forvirret rundt fredag morgen uden et svar på den mail, jeg skulle have haft svar på, siger han.

Analoge hjælpemidler

Han oplever, at det med GTD er langt nemmere at holde fokus, og han har helt bevidst slået alle notifikationer fra på telefonen og har slettet Facebook. Dermed har han elimineret en del af de ting, der typisk stjæler vores opmærksomhed i løbet af dagen, for han opfatter telefonen som den største synder i forhold til ting, der distraherer os.

En anden kan være larm og snak i storrumskontorer, hvor det er nemt at give information videre med det samme, selv om det måske ikke er relevant for modtageren i netop den situation.

Derfor anbefaler Lars Rothschild Henriksen, at man bruger agendalister over for de personer, man har mest at gøre med. Det kunne være ens chef, ens nærmeste kollegaer og ens ægtefælle. På den måde samler man ting til et bestemt tidspunkt, hvor man mødes eller taler sammen i telefonen, i stedet for at forstyrre hinanden gentagne gange i løbet af arbejdsdagen.

Selv arbejder han også med både digitale og analoge indbakker. Er han for eksempel ude at løbe en tur og får en god idé, skynder han sig at bruge Siri på telefonen til at indtale den, så den er ude af hovedet men ikke glemt. Og i sin pung har han en lille blok og en mini-kuglepen, så han også kan skrive ting ned.

- Den åbner hurtigere end den nye Iphone X, siger han med et smil.

I tasken ligger også en gammeldags plasticlomme, så han kan lægge små sedler med idéer i og senere samle dem i en analog indbakke, som han så kan arbejde sig til bunds i.

- Rationelt giver det kun mening at skrive de store ting ned, men problemet er, at "køb kattemad" og "overtag konkurrerende firma" fylder det samme i korttidshukommelsen. Den har ikke fornemmelsen af vigtighed, prioritering og kompleksitet. Den ved bare, at der er noget, der skal gøres, og at vi hellere må gøre det nu, siger Lars Rothschild Henriksen.

Han oplever en stadigt stigende interesse for GTD, der har franchisetagere i over 60 lande og mere end 200 trainers på verdensplan. Samtidig er bogen oversat til 30 sprog.

- Vi plejer at sige, at det tager to timer at gennemgå de fem trin, to dage at få det hele sat op og to år, før det bliver en rigtig vane at bruge det. Systemet skal ind på rygraden, siger Lars Rothschild Henriksen.

Til gengæld slipper du for konstant at have en lurende fornemmelse af, at der er noget, du mangler at gøre, og så er der rum for øget produktivitet, kreativitet og nærvær.

Bliv nærværende og kreativ: Hjernen er skabt til at få idéer, ikke opbevare dem

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Annonce
Annonce
Annonce